14 | 日本留學記 #14：申請個人編號卡（マイナンバーカード）——從通知書到領卡全流程
14 | 日本留學記 #14：申請個人編號卡（マイナンバーカード）——從通知書到領卡全流程
在日本生活，除了在留卡之外，另一張非常重要的卡就是「個人編號卡（マイナンバーカード）」。這張卡會令之後在日本的生活簡單很多，不少服務都需要用到它。
由於從收到申請表到真正拿到卡，前後大約需要一個半月，建議大家在辦完轉入手續後盡快申請。這篇文章會記錄申請個人編號卡的完整流程，以及每一份文件的看法和填寫方法。
一、個人編號卡有什麼用？
凡是在日本完成住民登記的人，不論國籍，都會獲分配一個 12 位數字的「個人番號（マイナンバー）」。而個人編號卡，就是印有這個號碼、附有大頭相及 IC 晶片的實體卡。
有了這張卡，很多手續都會方便不少，例如：
- 銀行開戶：可以作為本人確認文件，部分銀行 App 更可以直接讀取卡內晶片完成網上核實（可參考 #4 郵貯銀行開戶）
- 便利店發行住民票：不用再跑區役所，在便利店的多功能機便可以列印住民票
- 作為健康保險證使用（マイナ保険証）
- 網上服務申請：不少網上服務在申請時，都會要求出示個人編號卡及個人番號；甚至連抽寶可夢卡（ポケモンカード）這類抽選活動，也有要求以個人編號卡驗證身份的情況
外國人的個人編號卡，有效期限與在留卡的在留期間滿了日掛鈎。續簽在留期間後，記得同時到區役所更新個人編號卡的有效期限。
二、收到個人番號通知書
首先，在區役所辦理轉入手續時，向職員表明想申請個人編號卡。完成住民登記後，區役所便會將一封信寄到你的住址。
個人番號是完成住民登記後自動分配的，因此即使沒有特別提出，這封信一般也會寄到。
信封內主要有兩張紙：第一張是「個人番號通知書」，第二張則是「個人編號卡交付申請書」，另外還附有回郵信封及說明小冊子。
個人番號通知書——上半部列明你的 12 位個人番號，這張紙不會補發，務必妥善保存
通知書上的內容如下：
- 右上角「令和 8 年 4 月 7 日発行 豊島区長」：發行日期及發行的區役所（我在收到通知書後搬到了澀谷區，因此之後的交付通知書由澀谷區寄出）。
- 個人番號、氏名、生年月日：你的 12 位個人番號、姓名及出生日期。
- 第一個「○」：本通知書是用來通知你的個人番號。
- 第二個「○」：本通知書不能作為「證明個人番號的文件」或「本人確認文件」使用。需要證明個人番號時，要出示個人編號卡，或提交附有個人番號的住民票。
- 第三個「○」：「本通知書の再発行は行いません」，即遺失後不會補發。這一點非常重要，請務必妥善保存。
- 「マイナンバーカードの申請について」：說明兩種申請方法，即以手機掃描右邊的 QR code 網上申請，或使用同封的信封及交付申請書郵寄申請。
- 申請書 ID：查詢申請進度時需要用到的號碼。
- 最下方查詢電話：マイナンバー總合フリーダイヤル 0120-95-0178（平日 9:30–20:00，週六日及假期 9:30–17:30）。
三、申請個人編號卡
申請方法有兩種：郵寄申請及網上申請。
方法一：郵寄申請
第二張紙就是「個人番号カード交付申請書 兼 電子証明書発行／更新申請書」。
個人番號卡交付申請書——姓名、地址等資料已預先印好，只需貼上相片、填寫電話、申請日期及姓名即可
申請書上大部分資料都已經根據住民票預先印好，需要自己處理的部分其實不多：
- 氏名、住所、生年月日、性別：已預先印好，只需要核對是否正確。表格註明，這些資料會以住民票上的記載為準，印在個人編號卡上。
- 外国人住民の区分・在留期間等満了日：同樣已預先印好，例如我的是「中長期在留者」，核對在留期間滿了日是否與在留卡一致即可。
- 電話番号：填寫日間可以聯絡到你的電話號碼。申請內容有問題時，區役所會致電聯絡。
- 点字：希望在卡上加印點字才需要勾選，一般可以留空。
- 顔写真貼付欄（相片欄）：貼上一張縱 4.5cm × 橫 3.5cm 的相片。相片須為最近 6 個月內拍攝、正面、不戴帽子、無背景，並在相片背面寫上姓名及出生日期。
- 申請日・申請者氏名：填上申請日期，並親筆寫上自己的姓名。
- 電子證明書的「□」：這部分不要塗黑。只有不希望發行電子證明書時，才需要把「□」塗黑。表格亦註明，電子證明書是作為健康保險證使用、便利店發行住民票、e-Tax 等網上申請及登入マイナポータル時必需的，因此建議保留。
- 代理人記載欄：只適用於 15 歲以下或成年被後見人，一般可以留空。
- 事務処理記載欄：由區役所職員填寫，不需理會。
填好後，將申請書放入同封的回郵信封，寄回信封上的地址即可。
方法二：網上申請（推薦）
網上申請會比郵寄更簡單，也不需要再把申請書寄回去。只要以手機掃描通知書或申請書上的 QR code（當中已包含你的申請書 ID），按指示登記電郵地址、上載大頭相，並輸入出生日期等資料，便可以直接在網上完成申請。
提交後，申請會被轉交至你所屬的區役所處理，之後的流程與郵寄申請相同。
四、收到交付通知書
提交申請後，大約一個月左右，便會收到區役所寄來的「マイナンバーカード交付のお知らせ」。
「マイナンバーカード交付のお知らせ」信封——印有「転送不要」及「親展」，由區役所直接寄到登記地址
信封上有兩點值得留意：
- 転送不要：即使你已向郵局辦理轉寄服務，這封信也不會被轉寄，會直接退回區役所。因此，搬家後務必盡快更新住民登記。
- 親展：只限收件人本人開啟。
信封下方亦列明了查詢電話，以澀谷區為例是「澀谷區マイナンバーコールセンター 0120-56-0523（平日 8:30–17:15）」。
信封內附有一張「交付通知書」明信片，以及領取個人編號卡的說明文件。
交付通知書明信片——撕開目隠しシール便可看到交付場所，背面則列明領卡時需要帶備的文件
明信片上的內容如下：
- 受取期限：領取個人編號卡的期限，請在期限前前往領取。
- 市区町村名・交付場所：領取的地點。交付場所被一張「目隠しシール」遮住，撕開後便可以看到。
- 目隠しシール的注意事項：若委託代理人代為領取，需要先在明信片背面寫上暗證番號，然後才撕開目隠しシール，再把撕下的シール貼在暗證番號欄上遮蓋。本人親自領取的話，直接撕開即可。
- 背面：列明領卡時需要帶備的文件。
- 最下方小字：電子證明書只能使用一般電腦可以顯示的文字，若名字中有無法顯示的字，會以其他文字代替，如有需要可在交付窗口提出更改。
收到交付通知書後，便可以預約領卡的日期和時間。以澀谷區為例，領卡必須預約，可以透過網上預約系統或致電上述查詢電話預約。
五、到區役所領取個人編號卡
領卡當日需要帶備的文件，以明信片背面列明的為準，以澀谷區為例包括：
- 同封的「マイナンバーカードの受け取りについて」文件
- 交付通知書（明信片）
- 本人確認文件（例如在留卡）
領卡流程
- 帶同明信片前往區役所，向職員表明想領取個人編號卡。
- 職員會帶你到指定櫃檯，坐下等候叫號。
- 叫號後，交出明信片及相關文件。職員會給你一張小紙，用來寫下自己想設定的暗證番號（密碼）。
- 職員會按照你所寫的密碼，為個人編號卡完成設定。
- 職員把卡交給你後，當場核對卡上的姓名、地址、出生日期及在留期間等資料是否正確。全部無誤，便大功告成。
暗證番號：一定要記住
領卡時設定的密碼非常重要。之後使用這張卡進行電子簽名、登入網上服務、在便利店列印住民票等，都需要輸入這些密碼。個人編號卡一共有四種密碼：
| 密碼種類 | 格式 | 主要用途 |
|---|---|---|
| 署名用電子證明書 | 英數字 6–16 位（英文須大寫） | e-Tax 等在網上提交電子文件 |
| 利用者證明用電子證明書 | 4 位數字 | 登入マイナポータル、在便利店列印住民票等 |
| 住民基本台帳用 | 4 位數字 | 搬家、更改住址或姓名等手續 |
| 券面事項入力補助用 | 4 位數字 | 網上服務讀取卡面資料 |
其中三種 4 位數字的密碼，可以設定為相同的號碼，因此實際上要記住的，一般只有「4 位數字」和「英數字」兩組。
4 位數字的密碼連續輸入錯誤 3 次、署名用密碼連續輸入錯誤 5 次，便會被鎖定，一般需要親身到區役所辦理重設。領卡時可以把密碼寫在一張紙上，妥善保存在安全的地方。
六、看懂個人編號卡的卡面
拿到卡後，不妨花一點時間看清楚卡面上的資料。以下以官方的樣本卡為例說明：
個人編號卡正面樣本——正面不會印有個人番號，12 位的個人番號印在卡的背面
- 氏名・住所・性別：姓名、登記住址及性別。外國人的姓名一般以英文字母顯示，與在留卡上的拼法一致。
- 「平成元年 3月31日生」：出生日期（樣本以和曆顯示，平成元年即 1989 年）。
- 「2025年 3月31日まで有効」：個人編號卡本身的有效期限。外國人的有效期限一般與在留期間滿了日相同，續簽在留期間後，記得到區役所更新。
- 「□□市長」：發卡的市區町村長。
- 「電子証明書の有効期限」欄：卡內電子證明書的有效期限。這個日期與卡本身的有效期限是分開計算的，需要另外留意。
- 中間的網點空格（追記欄）：住址或姓名有變更時，由區役所在此欄加註新的資料。例如搬家後辦理轉入手續（可參考 #6），職員便會在這裡寫上新地址，不需要重新發卡。
- 大頭相：申請時提交的相片。
- 下方「臓器提供意思」欄：器官捐贈意願的表示欄，是否填寫及簽名屬個人自由。
- 左下角 16 位英數字：卡片的製造番號，每一張卡都不同，重新發卡後號碼亦會改變。
- 旁邊的 4 位數字：セキュリティコード，主要在以專用程式讀取卡內資料時使用。
12 位的個人番號印在卡的背面。除了稅務、社會保障等法定手續需要之外，不要隨便讓人影印或拍下卡的背面。
小結
個人編號卡的申請流程並不複雜，但由於申請書需要郵寄到家中，無法即日在區役所拿取，從填好申請書到真正拿到卡，前後大約需要一個半月。幾個重點總結：
- 辦理轉入手續時向職員表明想申請，之後會收到個人番號通知書及交付申請書
- 個人番號通知書不會補發，務必妥善保存
- 申請可以選擇郵寄或網上申請，網上申請更簡單，不需要寄回申請書
- 電子證明書的「□」不要塗黑，否則便無法使用便利店住民票等服務
- 大約一個月後會收到交付通知書，部分區役所領卡需要預約
- 領卡時設定的暗證番號一定要記住，輸入錯誤太多次會被鎖定
- 個人番號印在卡的背面，不要隨便讓人影印或拍照
有了這張卡，之後在日本辦理各種手續，都會輕鬆不少，所以建議大家盡快申請。